Акт сверки взаиморасчетов: характеристики и правильность составления

Содержание

Что такое акт сверки взаиморасчетов?

Каждая организация имеет собственных партнеров, с которыми проводятся разнообразные операции. Чтобы определить верность расчетов следует составить акт сверки взаиморасчетов, который создается за конкретный период времени. В законодательстве РФ нет никаких особых указаний на счет того, какой формой и видом должен обладать этот документ, поэтому каждая компания самостоятельно может решить, как будет выглядеть акт.

Оформлением документа занимаются бухгалтерские отделы организаций, причем они выполняют это таким образом, чтобы было удобно анализировать все расчёты обеим компаниям. Составить акт сверки взаиморасчетов следует только в двух экземплярах, причем каждый из них должен быть подписан должностными лицами обеих организаций, расчеты которых сверяются. Сюда относится в первую очередь непосредственный руководитель компании, а также главный бухгалтер. Дополнительно на документах ставится печать обеих фирм. Как только документ будет составлен, одни экземпляр передается партнеру, который должен сверить имеющиеся данные со своими сведениями. Если никаких ошибок нет, то он ставит на акте свою подпись и печать, а при этом одни экземпляр остается у него, а второй возвращается обратно. Однако иногда возникают ситуации, когда информация в актах сверки не является верной, а в этом случае руководитель компании должен в конце документа указать на ошибки.

Как составить акт сверки взаиморасчётов?

Сделать это довольно просто, если знать, какая именно информация в обязательном порядке должна содержаться в документе. Изначально указывается время, за которое происходит сверка информации, касающейся расчетов с контрагентами. Также ставится номер документа, и прописываются полные названия обеих фирм. Дополнительно следует создать ссылки на документы или же использовать их копии, причем эти документы должны выступать в качестве подтверждения того, что были произведены расчеты между двумя организациями.

Желательно указывать в акте время, в течение которого контрагент должен произвести сверку данных, а после этого вернуть подписанный документ обратно. Это необходимо для того, чтобы документ не терялся, а был возвращен в нужное время.

Когда составляется акт сверки взаиморасчетов?

Существует несколько основных ситуаций, при которых возникает необходимость в составлении данного документа. Это нужно тогда, когда расчеты осуществляются с отсрочкой или же поставки товара исполняются очень часто. Также это целесообразно реализовывать тогда, когда продавец обладает широким ассортиментом или поставки выполняются на значительные денежные суммы.

Обычно акт сверки составляется тогда, когда та или иная организация осуществляет инвентаризацию, причем чаще всего она проводится один раз в год. В этом случае главный бухгалтер компании должен проверять свои документы и сверять все расчеты с контрагентами. Эти данные касаются доходов предприятия и недостач, обнаруженных в результате инвентаризации, а также проверяются обязательности фирм.

Составить акт сверки взаиморасчетов следует именно в то время, когда в компании осуществляется инвентаризация. Если в результате данной проверки были обнаружены определенные недостачи или расхождения, то нужно провести сверку с другими фирмами. Если во время сверки не было обнаружено расхождений, то ошибка имеется в бухгалтерской документации компании, а при этом ее нужно в обязательном порядке найти.

Обычно акт сверки составляется тогда, когда обнаруживается кража на предприятии или сменяются должностные лица или бухгалтер, когда завершился определенный период или закончились сложные работы, а также когда прекращаются отношения с фирмами-партнерами.

Каждая компания может требовать от своих контрагентов составления акта сверки, причем это касается как покупателя, так и продавца. Если одна из сторон отказывается сверять расчеты, а также не подписывает документы, то можно говорить о том, что компания является недобросовестной и каким-либо образом могла обмануть партнера. Повлиять на такую организацию нельзя никаким образом, поэтому единственным выходом из ситуации является прекращение отношений с фирмой.

Лучше всего во время подписания договора с конкретной организацией стразу указывать на то, что можно проводить в различное время сверку взаиморасчетов, поскольку если этот пункт будет иметься в контракте, а контрагент откажется выполнять свои обязанности, то проблемы могут быть решены в судебном порядке. Также желательно сразу утвердить определенную форму документа, а также срок, в течение которого он должен быть подписан обеими сторонами. В этом случае можно ожидать, что сверка взаиморасчетов будет происходить легко и быстро, без каких-либо проблем.