Как вести кассовую книгу ИП

Содержание

Каждый предприниматель должен осуществлять свою деятельность в соответствии с теми требованиями и условиями, которые прописываются в современном законодательстве. Особенно много внимания необходимо уделять правильному расчету и уплате налогов, а также формированию различных отчетностей и иных документов. Одним из таких важных документов является кассовая книга для ИП, которая должна быть у предпринимателя в том случае, если он работает с наличными средствами. Дело в том, что очень мало предпринимателей работает только с помощью безналичного расчета, а большинство из них пользуются наличными средствами. Чтобы учитывать данные денежные средства, необходимо вести кассовую книгу.

Нужна ли кассовая книга для ИП?

ИП может не иметь в наличии заполненную кассовую книгу, однако исключением составляет такая ситуация, когда зарплата работника выдается наличными средствами через кассу компании. Такой случай в настоящее время считается очень редким, поскольку все чаще заработная плата перечисляется на личные банковские карточки сотрудников. Однако если карточки не используются, то предприниматель в обязательном порядке должен точно знать, что такое кассовая книга, как ее правильно вести, какая информация должна в ней содержаться, а также каковы другие ее основные особенности.

Что представляет собой кассовая книга для ИП

Кассовая книга является особым журналом, куда заносятся сведения о различных операциях и сделках, которые осуществляются предпринимателем, а при этом они сопровождаются наличными расчетами. Этот документ относится к бухгалтерской отчетности ИП, поэтому его ведение является обязательной процедурой, а также он должен составляться и оформляться в соответствии с налоговым законодательством, а ошибки в нем могут стать основанием для конфликтов с налоговой инспекцией, что в свою очередь может стать основанием для начисления штрафов.

Кассовая книга для ИП в 2016 году должна вестись абсолютно всеми предпринимателями, причем даже теми, которые находятся на упрощенной системе налогообложения. Книга должна составляться только по строго унифицированной форме КО-4.

Ведение кассовой книги должно быть грамотным и правильным, поскольку при налоговых проверках обычно они подвергаются изучению инспекторами. Неправильное ведение, наличие ошибок или недостоверная информация могут привести к начислению довольно существенных штрафов. Вести этот документ нужно с самого начала года и до его конца. Как вести кассовую книгу ИП должен знать каждый предприниматель, поскольку тогда он сможет проверять правильность ведения этого документа.

Содержание кассовой книги ИП

Внешний вид кассовой книги представлен в виде журнала бумажного вида, в котором имеется от пятидесяти до ста страниц.

В кассовой книге обязательно имеется титульный лист, а здесь должны быть сведения о том, каков срок действия данного документа. Довольно частой бывает ситуация, когда книга заканчивается еще до того, как подходит к концу календарный отчетный год. В этом случае нужно будет создать еще одну книгу, в которую продолжают вноситься записи. При этом на титульном листе новой книги ставится опять дата ее создания и окончания. Именно благодаря титульным листам можно легко понять, в какой последовательности необходимо просматривать кассовые книги конкретного предпринимателя.

Ранее все листы книги должны были сшиваться и нумероваться, а также на каждом листе должна была стоять подпись ответственного лица и печать ИП. Однако на сегодняшний день данные условия являются неактуальными, поскольку не будет нарушением, если на листах не будет стоять номеров или они не будут сшиты.

Не имеется каких-либо требований к лимиту денег, которые могут быть в кассе ИП, поэтому не нужно его устанавливать. При наличии кассовой книги и необходимости применения БСО, вводить в кассу деньги от клиентов и покупателей нужно с помощью приходных ордеров.

Кто ведет данную книгу

Обычно для ведения кассовой книги нанимается отдельный специалист – кассир, который самостоятельно принимает денежные средства, которые после этого правильным способом вносится в кассу, а также именно он заносит в книгу необходимые записи. На всех листах данного журнала должна стоять подпись кассира.

В конце совершенно любого рабочего дня кассир должен собрать все поступившие денежные средства, которые после этого передаются в бухгалтерию организации или лично предпринимателю. Дополнительно он должен подготовить и передать необходимые первичные документы, к которым относятся ордера. Также в конце дня он должен подписать необходимые страницы кассовой книги. Дополнительно здесь должен расписываться главный бухгалтер организации, однако нередко у предпринимателя нет такого работника, а в этом случае он должен сам ставить свою подпись. Этот процесс должен осуществляться каждый день.

Также многие предприниматели в начале своей деятельности не имеют возможности нанять на работу специалиста, который будет заниматься только кассовой книгой, поэтому нередко они сами занимаются ведением этого журнала. Также может быть на эту должность назначен другой работник, который одновременно будет выполнять несколько задач.

Как происходит правильное заполнение книги

Заполнить кассовую книгу нужно в соответствии с многочисленными требованиями законодательства. Первоначально вносятся сведения на титульный лист данного документа, а к ним относится:

  • наименование предпринимателя или компании;
  • дата, когда вносится первая запись в книгу и дата, когда она будет закончена;
  • ОКПО;
  • название подразделения, если книга создается для него.

В другие страницы кассовой книги, которые уже имеют все необходимые пункты и названия, нужно вносить только стандартные записи, к которым относится информация из ордеров, которые могут быть приходными и расходными. Одна страница книги должна содержать только операции, совершенные в один день. В конце дня обязательно нужно подвести результаты и получить остаток средств.

Каждый лист кассовой книги разделен с помощью линии отрыва на две части. Одна предназначена для внесения сведений обо всех сделках с денежными средствами, а другая для создания отчета лица, занимающегося ведением журнала. Листы должны заполняться обычной ручкой.

Сверху совершенно любой страницы данной книги должна стоять дата ее заполнения, а также ее номер. В графе Остаток на начала дня нужно прописать денежную сумму, которая имеется в кассе в самом начале конкретного дня. Дополнительно указывается и остаток на конец дня после всех проведенных расчетов с денежными средствами. Номер документа представляет собой порядковый номер кассового ордера. Обязательными сведениями на каждом листе являются данные о человеке, от которого получен документ или которому он выдается. Здесь могут указываться как частные лица, так и компании.

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу

Довольно частой бывает ситуация, когда в процессе заполнения данного журнала кассир или другое уполномоченное лицо совершает ошибку или недочет. Как поступить в этой ситуации? Описка может быть легко исправлена в книге, однако запрещается применять лезвие, чтобы устранить нарушение или корректор. Дополнительно не разрешается вырывать страницы из документа. Нужно лишь аккуратно и красиво зачеркнуть данные, веденные неверно, а в непосредственной близости прописываются верные сведения.

Важно знать, что все исправления должны быть заверены, причем как подписью кассира, так и предпринимателя или главбуха предприятия.

Храниться все данные в кассовой книги должны то время, которое указывается в специальном Приказе, издаваемом руководителем компании или предпринимателем.

Таким образом, кассовая книга является важным документом для предпринимателей или фирм, которые работают с наличными средствами, а при этом не имеют кассового аппарата. Важно знать, кто может заниматься ее ведением и заполнением, как это необходимо осуществлять, а также необходимо учитывать множество других нюансов и особенностей этого документа.