Факсимильная подпись: специфика и необходимость использования

Содержание

Факсимильная подпись в настоящее время является очень востребованной, поскольку она используется большим количеством предпринимателей. Она представляет собой четкую и точную копию рукописной подписи человека, которую он ставит на различных документах. Факсимиле может воспроизводить не только подпись, но и различные надписи, а также рисунки и штампы.

Когда можно применять факсимильную подпись

Данная подпись обычно ставится на тех документах, которые относятся к передаче материальной ответственности какому-либо лицу. Именно поэтому она чаще всего встречается на разнообразных актах и договорах, а также на накладных и счетах. Перед применением факсимильной подписи необходимо удостовериться, что обе стороны, принимающие участие в сделке или подписании документа, извещены об этом, а также не имеют каких-либо возражений.

Дополнительно следует составить специальный договор, в котором будет указываться, что все договоры или акты, на которых имеется факсимильная подпись предпринимателя, обладают юридической силой. Также нередко данная подпись применяется внутри определенной компании, когда из отдела в отдел переходят конкретные документы.

Когда использование факсимильной подписи запрещено

Применять данную подпись можно не во всех ситуациях, поскольку можно выделить некоторые моменты, при которых использовать ее запрещено. Не рекомендуется использовать ее в случае, если подписываются серьезные и долгосрочные контракты, в которых указываются существенные денежные суммы. Также во время подписания документов, которые будут переданы в качестве отчетностей в налоговые органы, не следует ставить факсимильную подпись. Также обычно она не используется в случае, если работа компании связана с иностранной валютой или вексельными документами, а также при работе с различными платежными документами, которые связаны с огромными денежными суммами.

Специфика и характеристики факсимильной подписи

Чаще всего данная подпись передается руководителем компании своему заместителю на время отсутствия генерального директора на рабочем месте. С ее помощью можно подписывать различные контракты и осуществлять другие необходимые и важные операции. Однако факсимильная подпись на документах не отличается легкостью использования, поскольку для этого нужно обладать определенными знаниями. Дело в том, что некоторые документы в любом случае должны дублироваться оригиналом подписи руководителя. Это относится к трудовому договору, поэтому принять на работу сотрудника только с одной факсимильной подписью у заместителя или бухгалтера компании не получится. Документы с такой подписью не будут иметь юридическую силу, поэтому будут считаться недействительными.

Также нередко факсимильная подпись ставится на счетах-фактурах, которые после этого используются для снижения налогооблагаемой базы. Нередко работники налоговой инспекции относятся к таким документам с недоверием, поэтому могут не принять их в качестве доказательства для принятия НДС к вычету или для совершения других операций.

Как используется факсимильная подпись

Для применения данной подписи генеральный директор организации в первую очередь должен составить соответствующий приказ, в котором должны быть указаны условия и положения, а также основные правила применения этой подписи. Чаще всего в приказе содержатся все стандартные положения. Здесь указывается, на каких документах можно ставить данную подпись, кто из работников компании имеет право пользоваться подписью, а также следует указать, каким образом должно осуществляться хранение подписи, поскольку важно ограничить доступ к ней любым лицам. Дополнительно обычно назначаются должностные лица, которые отвечают за надлежащее хранение факсимильной подписи.

Заказать факсимильную подпись можно в специализированных компаниях, которые дополнительно осуществляют создание печатей или штампов. Главным ее предназначением является возможность замены рукописной подписи руководителя компании. Подделать такую подпись практически невозможно, а при этом можно легко определить, какой человек является владельцем подписи. Чаще всего руководители компаний, которые используют данную подпись, при передаче ее другому должностному лицу, являющемуся работником фирмы, выписывает специальную доверенность, чтобы никаким образом не был нарушен внутренний документооборот организации. Ставить такую подпись можно даже на электронных документах, однако для этого придется пользоваться специальными компьютерными программами, которые должны быть установлены на компьютере должностного лица, ответственного за хранение и использование факсимильной подписи.