Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Содержание

Должностные инструкции представляют собой специальный организационно-правовой документ, в котором четко указываются права и обязанности секретаря, а также описывается его положение и регламентируется основная деятельность. Поэтому секретарь, при общении с другими сотрудниками компании, а также при выполнении определенных задач, должен ориентироваться на сведения, имеющиеся в инструкциях.

Виды работ секретаря-делопроизводителя

Следует помнить, что существует огромное количество градаций должности секретаря. Дело в том, что в некоторых компаниях, которые являются крупными, может работать сразу несколько секретарей, каждый из которых обладает своими специфическими должностными обязанностями. В результате каждый секретарь имеет собственные права и обязанности, которым он должен четко следовать, а также обладает определенным руководителем и должен осуществлять специфическую работу.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит все виды работы, которые должен выполнять человек, а также описывает его права на предприятии и основные обязанности, которые, как правило, являются четкими и обязательными для выполнения. Каждый человек, который претендует на эту должность в определенной организации, в первую очередь должен тщательно изучить инструкцию, чтобы определить, обладает ли он необходимыми знаниями и умениями, чтобы справляться со всеми поставленными задачами.

Какие предприятия должны иметь должностную инструкцию для секретаря-делопроизводителя?

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна иметься на каждом предприятии, а если она отсутствует, то ее следует составить, поскольку только так секретарь будет иметь четкие обязанности. Также только с помощью данного документа он может строить правильные отношения со всеми остальными сотрудниками. Благодаря должностным обязанностям секретарь никогда не будет выполнять лишнюю работу, которая должна быть осуществлена другими работниками.

Срок действия инструкции

Обычно составляются должностные инструкции на очень долгое время, однако при необходимости они могут быть заменены новым документом. Поэтому составлять их нужно особенно тщательно и обдуманно, поскольку от этого зависят все виды работ, которые будет выполнять секретарь, а также именно здесь будут указываться все его права в компании.

Что входит в должностную инструкцию?

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя составляется при использовании специального справочника должностей. Он является известным нормативным документом, который востребован на каждом предприятии. В нем указываются все основные должностные инструкции, которым должны следовать различные люди, работающие по разным специальностям и должностям. Причем здесь указываются не только инструкции, права и обязанности работников, но и предполагаемая заработная плата за выполняемые виды работ. При определении зарплаты учитываются обязанности определенного работника, его права и объем работы, который должен быть им выполнен за конкретное время.

Секретарь-делопроизводитель имеет много обязанностей, однако можно выделить несколько основных видов работ, которые он должен в обязательном порядке выполнять. К ним относится обработка всех писем, которые поступают на предприятие. Также он должен всегда контролировать сроки, в которые будут подготовлены нужные документы, а при этом должен проверять правильность их заполнения и оформления. Дополнительно секретарь должен регистрировать всю документацию, хранить ее в правильном виде, а также передавать в другие организации, структурные подразделения или государственные органы.