Что такое архивное хранение документации?

Содержание

Архивное хранение документов является обязательным для каждой организации, поскольку это регламентируется множеством российских законов. Именно благодаря такому содержанию документов можно добиться того, что они будут всегда в сохранности, а также при необходимости можно легко и быстро найти необходимый документ.

Организация архивного хранения документов

Такое хранение должно быть обеспечено в отношении всей документации, которая относится к деятельности каждой компании. Особенно это касается бухгалтерских документов, которые являются подтверждением совершения той или иной сделки. Сегодня наибольшей популярностью пользуются электронные архивы, которые могут располагаться как на платных, так и на бесплатных сервисах. С помощью этих сервисов можно хранить документы в правильном порядке, а найти определённый файл очень легко за счет удобного поиска.

Однако важно помнить, что хранить документы следует не только в электронном виде, но и в бумажном, а для этого лучше всего выделить в офисе определенный кабинет или хранить их в отдельном строении. Чаще всего хранятся документы около 5 лет, поскольку в это время они сохраняют свою актуальность, однако можно выделить насколько документов, которые вовсе не могут быть удалены. Сюда относится документация, которая указывает, какое количество работников работало в конкретной фирме в определенный момент времени. Во время ликвидации конкретного предприятия необходимо все документы передать в государственный архив. После этого за сохранность документов отвечает государство.

Архив, в котором будут храниться бумажные варианты документов, должен располагаться только в подходящем здании, поэтому запрещается хранить документацию в строениях из дерева или в тех, которые причисляются к ветхим. При этом важно изолировать архив от других помещения, а особенно от различных заведений общественного питания. В архиве должен работать сотрудник, который отвечает за все документы, ведет их учет, а также нумерует и раскладывает их.

Сроки хранения документов в архиве

Каждый документ должен быть сохранен на определенное время. Чаще всего данный срок составляет 5 лет, однако многие документы различных организаций должны храниться больше 10 лет. К ним относятся годовые отчетности или налоговые декларации, а также статистические отчеты и книги, в которых осуществляется учет информирования работников о технике безопасности. 5 лет хранятся документы, которые представляют собой квартальную отчетность или план счетов, счета-фактуры и путевые листы, книги продаж и другие схожие документы.

Хранение и учет архивных документов

Важно помнить, что документы, которые должны быть в обязательном порядке сохранены определённый срок, должны содержаться в оптимальных условиях, а иначе они могут быть повреждены. Храниться они должны только в том месте, о котором осведомлен руководитель компании, а также в штате должен быть работник, который является ответственным за хранение документов.

Правила хранения архивных документов

Во время хранения различной документации необходимо учитывать определенные правила и требования. К ним в первую очередь относится то, что должен соблюдаться определенный световой режим, поэтому освещение в архиве должно быть соответствующим и качественным. При этом на документы не должен падать яркий свет, поэтому идеальным решением становится создание архива на северной стороне строения, а также в помещении вовсе могут отсутствовать окна, в результате чего будет использоваться исключительно искусственное освещение. Использовать можно только качественные осветительные приборы, снабжённые специальным плафоном.

Дополнительно в помещении должны быть установлены оптимальные показатели температуры и влажности. Особенно это относится к влажности, поскольку при ее повышенном значении может произойти быстрое разрушение определенных материалов. Также на бумагу негативно воздействуют резкие и постоянные смены температуры, поэтому нужно использовать специальные электрические приборы, которые будут поддерживать оптимальные условия в помещении. Следует учитывать, что в архиве всегда должно быть очень чисто, поэтому необходимо регулярно проводить уборку, а также должна быть обеспечена хорошая охрана документов, которые могут стать целью злоумышленников и конкурентов.

Как происходит передача документов на архивное хранение?

Обычно передаются документы из компании в архив поочерёдно, а сами сотрудники архива чаще всего самостоятельно создают и утверждают определённый график принятия документов из компании. При этом руководитель фирмы должен знать об этом графике и должен подписать его. Обычно сдача документов осуществляется сотрудниками предприятия, которые назначаются ответственными за данную работу соответствующим приказом.

Как проходит подготовка документов к архивному хранению?

Передавать документацию в архив нужно в определенном состоянии, поэтому она еще на фирме проходит через специальную процедуру подготовки. Изначально необходимо точно определить, когда именно документы компании будут отправлены на архивное хранение. После этого в фирме создаётся специальная комиссия, в составе которой обычно имеется около 5 человек. Эта комиссия является ответственной за подготовку документов, которая происходит в несколько этапов. Изначально выполняется оформление всех дел, после чего осуществляется специальная экспертиза, на основе которой определяется, являются ли документы ценными и подлежат ли архивному хранению. На дела, которые должны быть уничтожены, составляется особый акт, а в конце проводится опись всех документов.

Можно разделить все документы на две основные группы. Первая группа состоит из дел, которые хранятся только временно, а вторая из материалов, которые должны храниться постоянно. Временное хранение документов осуществляется не больше 10 лет, а вот постоянные должны быть в сохранности минимум 75 лет.

Таким образом, каждый документ организации должен быть в сохранности, а для этого он передается в специальный архив, где содержится в оптимальных условиях определенное время.